如何做好辦公室工作和當好辦公室主任?(如何做好辦公室工作和當好辦公室主任工作)
如何做好辦公室工作和當好辦公室主任?(如何做好辦公室工作和當好辦公室主任工作)
1.正確認識辦公室
黨政機關、事業單位、國企辦公室,是基層行政組織是溝通上下、聯絡左右、協調各方,保證單位工作正常有序運轉的樞紐。一般來說,辦公室有參謀、助手、協調、服務、把關、督辦等6大功能。工作具有明顯的“三性”:輔助性(輔助領導處理事務)、綜合性(綜合協調領導交辦的事務)、程序性(辦文、辦會、辦事遵守嚴格的程序)。
辦公室工作“急、重、繁、雜、難、細”,所以有人調侃說,辦公室主任這個角色不是人干的,或是干好了不是人。整體來說,辦公室主任是一個很累、很讓人煩躁的一個崗位。
2.正確認識辦公室主任
總體來說,辦公室主任的工作包括:會務、公文處理信息、調查研究、綜合協調、黨建、檔案管理、公務接待、印章管理、值班值守、后勤管理等等,這些工作辦公室主任大多都是具?體承辦人或者牽頭人,有的甚至還要負責財務等方面的工作。辦公室主任的角色定位可以概況為:“服務領班、大內總管”。
服務領班:服務大致有兩個板塊,一是政務性服務,二是事務性服務。政務服務包括單位的工作計劃、工作要點、工作總結、各種公文的制發,諸如請示、報告、通知、實施方案等等。事務性服務是指對領導班子成員的工作服務、人事、黨建、工會等,還有外來單位、上級領導的接待等等。
大內總管:主要指后勤保障服務,單位的柴米油鹽、車輛管理、辦公場所的環境衛生、辦公用品等,無事不管,無事不問。
3.如何做好辦公室主任
(1)工作素質
政治素質:政治上靠得住,要有堅定的政治立場、政治觀點,把握得住政治方向。
道德品質:重品行,辦公室主任往往跟領導要走得近一些,應酬也要多一些,所以,要注意潔身自好,明辨是非、克己慎行。
沉穩內斂:尊重上級和同事、為人低調、平易待人、不自傲不自負、謹言慎行。
以和為貴:做好“潤滑劑”,維護單位團結,遇事不煽風點火,促進內和外順。
嚴謹心細:養成嚴謹細致的工作作風,細微之處特別要注意。例如,接待注意排名先后,座位左右,領導之間的排隊不能錯位,不能有半點馬虎。
嗅覺靈敏:善于見微知著、以小見大,從細小的事物中發現大問題,并且能夠快速反應。
業務過硬:要對單位全局的業務都熟悉了解,要有較好的組織協調能力、文字能力、表達能力和管理能力等。
儲備知識:天天和文字打交道,這就要求善于學習積累,要有較高的文化知識儲備。
(2)身心條件
心態平和:一是要有全單位自己最忙的心理準備,當自己經常加班,別的同事則很休閑時,要善于調整自己煩悶的心態;二是要以平和心態對待權力地位、職位升遷;三是對工作要保持較高的激情,說話做事以集體、全局出發考慮;四是胸襟開闊,辦公室工作繁雜,難免出錯被罵,要經受得住委屈、批評、誤解,同時要善于接納各方意見建議。
身體硬朗:身體是載智之車,寓才之本。要利用空閑時間加強身體鍛煉,保持身體健康、精力充沛。
(3)科學思維方法
系統思維:分析問題、處理問題時要從整體出發、從全局入手,樹立宏觀觀念。
實踐思維:提出意見建議和辦理具體事務,應當立足現實,從本單位(本部門、本公司)的實際出發。
發展思維(動態思維):著眼未來,弄清工作的發展變化趨勢,從而提出適應未來變化趨勢的工作計劃、措施。
(4)科學工作方法
善抓“中心環節”:善于在繁雜的工作中找出哪個工作是整個工作的中心環節,哪些是重點中心工作,找到主要矛盾。
“十指彈鋼琴”:注重各個因素之間的有機配合和平衡協調,把注意力用在重點和中心工作同其他工作的內在聯系上,帶動和促進其他工作的開展。彈鋼琴就要彈得“主旋律”鮮明無雜音,“伴奏”相配節奏明快。
正“反彈琵琶”:有些情況下,處理問題要以“反”求“正”,也就是采用逆向思維,另辟蹊徑。
做到“三主動”:日常工作做到主動請示、主動匯報、主動提建議。
(5)處理好4大關系
上下關系:對領導尊重、不諂媚,更不能失人格;對領導服從而不盲從;給領導提建議而不強求。
內外關系:對外協調相互配合,求同存異,避免沖突。對內協調促進思想統一、行動一致,顧全大局,營造良好辦公氛圍。
虛實關系:分析問題從本質出發,提建議力求參到點子上,推動工作善抓督辦、落實。同時,單位內部“虛”的工作也要做好,工作資料充分,有據可“查”。
程序與效率關系:無規矩不成方圓,辦公室工作雜亂,但更應講規矩、講程序,該簽字簽字,該請示匯報的請示匯報,避免減少“違規操作”。