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江蘇環(huán)科院——項(xiàng)目管理讓一切都有序

江蘇省環(huán)境科學(xué)研究院成立于1985年,隸屬于江蘇省環(huán)境保護(hù)廳。經(jīng)過30多年的發(fā)展,已成為集環(huán)境科研、管理支撐、工程設(shè)計(jì)及技術(shù)咨詢于一體的綜合性環(huán)境科研機(jī)構(gòu)。是江蘇省唯一一所省級公益性、綜合性環(huán)境科研機(jī)構(gòu),是環(huán)保部重點(diǎn)關(guān)注和支持的省級環(huán)科院所。

江蘇環(huán)科院——項(xiàng)目管理讓一切都有序

近年來,江蘇省環(huán)科院主持完成省級以上課題百余項(xiàng),其中國家重大水專項(xiàng)、科技部和環(huán)保部課題20余項(xiàng),各類規(guī)劃數(shù)百項(xiàng),工程類項(xiàng)目300多項(xiàng),清潔生產(chǎn)審核300多項(xiàng),環(huán)保核查100多項(xiàng),環(huán)境監(jiān)理80多項(xiàng)。

每年執(zhí)行的課題數(shù)量眾多,但院里也面臨著所有科研院所的無法擺脫的一些困境:

首先是科研項(xiàng)目數(shù)量眾多,項(xiàng)目涉及人員多,人員同時主導(dǎo)或參與的項(xiàng)目也多,項(xiàng)目進(jìn)展主要靠口頭匯報,導(dǎo)致項(xiàng)目時間節(jié)點(diǎn)難以把握,項(xiàng)目進(jìn)度難以控制。

運(yùn)用科研項(xiàng)目管理軟件后,所有項(xiàng)目的基本信息在立項(xiàng)時就已經(jīng)開始建立,項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人、參與人員都很清晰,項(xiàng)目計(jì)劃管理功能可以對項(xiàng)目任務(wù)進(jìn)行層層分解和跟蹤。軟件提供了易用的查詢功能,按項(xiàng)目類別或項(xiàng)目經(jīng)理,都可以方便地列出不同類別項(xiàng)下的所有項(xiàng)目或每個人涉及的所有項(xiàng)目,并能通過點(diǎn)擊項(xiàng)目名稱查看項(xiàng)目的費(fèi)用和進(jìn)度詳情,非常方便。

其次項(xiàng)目預(yù)算管理過程復(fù)雜,耗費(fèi)科研人員與財(cái)務(wù)人員極大精力。

每年的項(xiàng)目申報,需要做出每個項(xiàng)目的精確預(yù)算,費(fèi)用報銷時,需要與預(yù)算額度進(jìn)行對比,防止超出預(yù)算,結(jié)題時,要把項(xiàng)目的每一筆支出與預(yù)算進(jìn)行核對。

傳統(tǒng)模式下,項(xiàng)目負(fù)責(zé)人與財(cái)務(wù)人員得分別通過EXCEL表去管理這些信息,萬一有一筆支出沒有及時登記,對帳就會發(fā)生錯誤,需要查找原始憑證就更加困難。

有了宇凡公司開發(fā)的科研項(xiàng)目管理軟件,強(qiáng)大的經(jīng)費(fèi)管理模塊在很好地解決了這個問題。每個項(xiàng)目都執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化的經(jīng)費(fèi)管理流程,對每一個項(xiàng)目都有預(yù)算及預(yù)算變更的管理,所有的費(fèi)用支出與報銷都在系統(tǒng)中完成登記與審批,財(cái)務(wù)人員及管理人員和項(xiàng)目人員都能隨時按各自的權(quán)限查詢到每個項(xiàng)目的預(yù)算和預(yù)算執(zhí)行情況。管理人員也能為每個項(xiàng)目設(shè)置控制策略,使超過預(yù)算的費(fèi)用根本沒有機(jī)會報帳,大大節(jié)約了財(cái)務(wù)人員和科研人員的時間。

最后,項(xiàng)目從申報到執(zhí)行過程乃至結(jié)果鑒定報獎,種種文書工作非常繁瑣。科研人員平均在一個小項(xiàng)目上花費(fèi)的此類時間要一個月,大項(xiàng)目至少要兩個月甚至更多。而這些總結(jié)或報告以及其他項(xiàng)目資料,在結(jié)題后,以紙質(zhì)形式存檔起來,多數(shù)的命運(yùn)就是束之高閣,其他人想到查詢和利用,非常困難。

宇凡軟件的項(xiàng)目文檔管理模塊,可以按項(xiàng)目、按文檔類型分類保存每一次項(xiàng)目文檔。而通過分類檢索或全文查詢,這些文檔可以方便地被再次利用或借鑒,這使科研人員的文書工作和科研效率都得以提升。以前一個月才能完成的工作,現(xiàn)在一個星期就能搞定。

客戶:原來花一兩天才能統(tǒng)計(jì)清楚的項(xiàng)目費(fèi)用,現(xiàn)在只要三分鐘就能查詢出來,我們會計(jì)用上了宇凡軟件,不用加那么多的班了。

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