文書檔案怎么管理?秦官員:我們不僅有專職人員,還有嚴(yán)格的制度
序言:
說(shuō)到檔案管理員,不少人會(huì)不屑一顧,覺(jué)得這個(gè)崗位根本沒(méi)有什么難度,無(wú)非是整理整理資料,然后歸檔成冊(cè),把同類的資料整合到一起,放入檔案庫(kù)。
其實(shí)不然,檔案管理員是一個(gè)相當(dāng)有技術(shù)含量的崗位,因?yàn)闄n案管理員不僅要把資料歸檔,還需要知曉什么樣的資料放在了何處,以便后期需要調(diào)檔案的時(shí)候,可以在最短的時(shí)間內(nèi)調(diào)出來(lái)。
而官方的檔案員,則更為重要,因?yàn)樵诤芏嚓P(guān)鍵的時(shí)候可以起到“扭轉(zhuǎn)乾坤”作用。
不過(guò)隨著科技的發(fā)展,電子計(jì)算機(jī)的應(yīng)用和普及,則使得這一工作更為簡(jiǎn)單和方便,需要什么資料,只需要在計(jì)算機(jī)中輸入相應(yīng)的關(guān)鍵字,自然就可以調(diào)出自己想要的數(shù)據(jù)。
在古代,文書檔案和庫(kù)房的管理,也是一門大學(xué)問(wèn),那么在沒(méi)有計(jì)算機(jī)輔助的古代,古代重要的文書檔案和庫(kù)房又是怎么管理的呢?
當(dāng)我們帶著這個(gè)疑問(wèn)穿越幾千的時(shí)光隧道看向秦代官員的時(shí)候,他們卻向我們回答:我們不僅有專職人員,還有嚴(yán)格的制度。
本篇筆者就和您聊聊秦代的官員是如何管理文書檔案和庫(kù)房的,不過(guò)我們還得從文書檔案的起源說(shuō)起。
檔案館
殷商時(shí)期文書檔案的管理已有制度。
惟殷先人有冊(cè)有典,殷革夏命。——《尚書·多士》
古代的檔案管理員,其實(shí)與記錄和編撰歷史的史官是有著諸多的聯(lián)系,而在先秦時(shí)期,文書檔案的管理工作其實(shí)也是史官在做,后來(lái)才慢慢分離開來(lái)。
至于這項(xiàng)工作的起源在何時(shí),沒(méi)有準(zhǔn)確的文獻(xiàn)可考,不過(guò)在殷商時(shí)期,已經(jīng)有了明確的記錄,正如上述《尚書》的記錄所言,意思是殷商的祖先已經(jīng)有了書冊(cè)和典籍,其中還記載了殷商王朝“革”了夏朝的命。
從這里我們也可得知,在殷商時(shí)期已經(jīng)有了“冊(cè)”和“典”,其實(shí)這就是殷商時(shí)期的“檔案”,而且從此時(shí)起古人已經(jīng)對(duì)檔案有了分類保管的意識(shí)。
殷商時(shí)期記載文書檔案的“甲骨”
此后,周朝取商朝而代之,檔案管理也形成了相對(duì)完成的體系,并且設(shè)置的“大史”一職,主管檔案管理的工作,而且人數(shù)也并不少,如《周禮·春官》記載:大史,下大夫二人、上士四人。
而大史的工作內(nèi)容就是“掌建邦之六典,以逆邦國(guó)之治”,意思就是大史掌握著國(guó)家的六種法典和天下各國(guó)上繳的實(shí)際治理國(guó)家的文書。
秦代的“檔案管理員”。
經(jīng)過(guò)春秋戰(zhàn)國(guó)的亂世,檔案管理的工作一直在延續(xù),到了秦滅六國(guó),秦國(guó)建立起了秦王朝,也制定了相應(yīng)的法律來(lái)支撐檔案管理工作的順利進(jìn)行,當(dāng)然也對(duì)檔案管理工作的內(nèi)容進(jìn)行了細(xì)化和分工,專門設(shè)置了御史、內(nèi)史和令史,具體這三者是如何分工的呢?
- 先說(shuō)御史。
歲讎辟律于御史。——《睡虎地秦簡(jiǎn)·尉雜》
這句話的意思就是每年的年底相關(guān)的官員都要到御史處核對(duì)刑律的變化之處,這也就道明了御史是專門管理律法檔案的官員,國(guó)家法令如果有所變更,要在御史這里“備案”,之后其他官員再到御史這里核實(shí),以便被修改的律法得以頒行全國(guó)。
《秦律》
當(dāng)然,御史是中央設(shè)置的官員,那么要和御史核對(duì)法令的官員,應(yīng)當(dāng)是各地掌管法律的官員,只有如此,才能保證中央的法令可以準(zhǔn)確無(wú)誤地貫徹到地方,而地方和中央的法令才能保持一致。
- 再說(shuō)內(nèi)史。
都官歲上出器求補(bǔ)者數(shù),上會(huì)九月內(nèi)史。——《睡虎地秦簡(jiǎn)·內(nèi)史雜》
稻后禾熟,計(jì)稻后年……上內(nèi)史。——《睡虎地秦簡(jiǎn)·倉(cāng)律》
從上述兩則記載,我們可以得知,內(nèi)史其實(shí)就是管理賬務(wù)文書檔案的官員,如第一則記載的意思就是官員需要每年上報(bào)已經(jīng)注銷而需要補(bǔ)充器物的數(shù)量,這個(gè)數(shù)字還必須在每年九月上報(bào)到內(nèi)史,第二則記載的意思是稻如在谷子之后成熟,應(yīng)把稻計(jì)算在下一年的帳上……到每年十月用牘寫明數(shù)量上報(bào)內(nèi)史。
而內(nèi)史一職還是專職,并不是其他官吏可以兼職的,如《內(nèi)史雜》記載:下吏能書者,勿敢從史之事,說(shuō)的就是即使其他的官員很擅長(zhǎng)書寫,那也是不能從事內(nèi)史一職。
秦簡(jiǎn)博物館
說(shuō)到這,可能不少人會(huì)說(shuō)了,既然內(nèi)史是專職,那一般人不了解內(nèi)史的工作,又怎么做到專職的呢,其實(shí)不用擔(dān)憂,因?yàn)榍卮袑iT培養(yǎng)內(nèi)史(史官)的機(jī)構(gòu),而且還規(guī)定了只有史官的后代,才可以去里面“深造”,即“非史子,毋敢學(xué)學(xué)室,犯令者有罪”,所以這點(diǎn)也可以理解為內(nèi)史是“世襲”的。
- 最后再說(shuō)令史。
毋敢以火入藏府書府中,吏已收藏,官嗇夫及吏夜更行官,毋火,乃閉門戶,令令史循其廷府。——《睡虎地秦簡(jiǎn)·內(nèi)史雜》
上述記載其實(shí)也是說(shuō)明了令史的工作重點(diǎn)在于巡視檔案庫(kù)房,秦代的文書檔案多為竹簡(jiǎn),防火則是檔案管理中的重要一環(huán),所以秦代專門設(shè)置這樣一個(gè)官職,也在情理之中。
此外,令史在特殊情況下還可以代替官嗇夫?qū)τ跈n案或者庫(kù)房進(jìn)行直接管理,當(dāng)然也僅僅只是特殊情況下,畢竟內(nèi)史的職責(zé),還是以監(jiān)督和巡視為主。
秦代檔案管理的副本制度。
法令皆副,置一副天子之殿中,為法令為禁室,有鋌鑰。——《商君書·定法》
秦代官方的“檔案管理員”已經(jīng)有了專職人員,那么相應(yīng)的管理制度自然也少不了,不過(guò)相關(guān)的制度并不是在秦朝時(shí)期才確立的,而在商鞅變法時(shí)期的秦國(guó)就已經(jīng)確立了。
正如上述《商君書》中所記載,說(shuō)的就是法律或者其他重要檔案都是有副本的,而且這些副本都被保管在禁室之中,配有專門的鎖和鑰匙,并且用封印給封上,這就保證了當(dāng)法律的正本損壞之后,副本的存在還能保證有法可依。
秦代官員呈遞文書
說(shuō)到這,不少人就會(huì)想了,萬(wàn)一相關(guān)管理人員動(dòng)了“壞心思”,擅自修改了副本,這樣不就造成了法律不一,檔案管理工作不是出現(xiàn)了大漏洞嗎,不慌,這點(diǎn)《商君書》中也有應(yīng)對(duì)的措施,那就是進(jìn)入禁室偷看禁室的法令以及刪改禁室法令一個(gè)字以上的,那都是死罪,即“及禁剟一字以上,罪皆死不赦”。
那么這種制度到了秦王朝建立之后,還被延續(xù)了嗎,當(dāng)然被延續(xù)了,《睡虎地秦簡(jiǎn)·內(nèi)史雜》記載:縣各告都官在其縣者,寫其官之律,意思是說(shuō)各縣應(yīng)該告知各縣官員,讓其抄寫各縣所實(shí)施的法令,這里所抄寫出來(lái)的律法,很明顯也是一種法令的副本。
秦代檔案庫(kù)房的禁火制度。
我們?cè)谏衔臄⑹隽钍返穆氊?zé)時(shí)已經(jīng)提到,檔案庫(kù)房的管理是“禁火”的,這點(diǎn)也被寫入了《秦律》,所以也是一種保護(hù)檔案或者庫(kù)房的制度。
這也就是說(shuō)在為檔案室或者庫(kù)房選址建造時(shí),防火也是最基本的一點(diǎn),并不是隨隨便便在宮中格外找出一間房子,然后就萬(wàn)事大吉了。
《睡虎地秦簡(jiǎn)·內(nèi)史雜》還規(guī)定:節(jié)新吏舍,毋依臧(藏)府、書府,也就是說(shuō),為官吏建造住房宿舍的時(shí)候,不能挨著藏府和書府,這里也就是指的是倉(cāng)庫(kù)和檔案室了。
秦人書寫文書(場(chǎng)景)
官員的宿舍為何不能挨著這些地方呢,很顯然是出于安全方面的考慮,畢竟官員居住的地方那是肯定會(huì)有明火的,比如寒冷的冬季,那就需要在室內(nèi)生火取暖,這是有著火的安全隱患的,謹(jǐn)慎的選址,其實(shí)也是更好地保護(hù)文書檔案的一種措施。
為了進(jìn)一步貫徹檔案庫(kù)房禁火這一制度,秦代設(shè)置了內(nèi)史一職,上文我們已經(jīng)提到,這一官職就是巡視檔案庫(kù)房,每次關(guān)閉巡視完檔案庫(kù)房準(zhǔn)備關(guān)閉時(shí),那都要先檢查一遍,確認(rèn)沒(méi)有火源之后才能關(guān)閉。
秦代檔案管理員失職后的處罰。
盜封嗇夫可論?廷行事以偽寫印。——《睡虎地秦簡(jiǎn)·法律答問(wèn)》
既然秦代對(duì)于檔案管理工作十分重視,那么保密工作和官員失職后的具體處罰則也有相應(yīng)的規(guī)章制度,比如上述記載,就是說(shuō)官員要遵從文書檔案的保密制度,隨著計(jì)算機(jī)的應(yīng)用,現(xiàn)在檔案管理工作的保密只需要設(shè)置加密密碼,似乎就解決了這一問(wèn)題,那么古人又是如何“加密”檔案的呢?
也很簡(jiǎn)單,用泥封,也就是在文書檔案上添加封泥,并且在封泥上加蓋官印,尤其是在傳遞重要文書時(shí),這點(diǎn)更是被普遍運(yùn)用,秦之后的歷代也一直在沿襲。
睡虎地秦簡(jiǎn)
這項(xiàng)舉措在現(xiàn)在看來(lái)似乎很小兒科,不過(guò)在古代確實(shí)解決了大問(wèn)題,畢竟加蓋了官印的封泥,一經(jīng)被破壞,想要復(fù)原,幾乎再無(wú)可能,而接受文書之人,看到被破壞的封泥的文書,自然會(huì)知道其中自有蹊蹺,倘若在傳遞途中不小心破壞的,那求證真?zhèn)蝿t是必不可少的一步了。
為了進(jìn)一步讓負(fù)責(zé)檔案或庫(kù)房管理的官員官員盡職盡責(zé),秦代還設(shè)置對(duì)官員失職后的處罰制度,分為情節(jié)嚴(yán)重,主要有罰沒(méi)財(cái)物、相關(guān)人員連帶受罰和撤職流放等處罰。
- 罰沒(méi)財(cái)物。
發(fā)偽書,弗智,貲二甲。——《睡虎地秦簡(jiǎn)·法律答問(wèn)》
秦代對(duì)于違規(guī)官員的罰款,并不是像現(xiàn)在一樣,罰沒(méi)實(shí)實(shí)在在的金錢,而是罰繳鎧甲,不過(guò)也有學(xué)者認(rèn)為是罰沒(méi)制造鎧甲的金錢,此時(shí)暫不細(xì)論。
而上述引用就是說(shuō),如果在接受偽造的文書的時(shí)候,沒(méi)有發(fā)現(xiàn)文書是偽造的,那么就要受到處罰,處罰的標(biāo)準(zhǔn)“貲二甲”,也就是罰兩套鎧甲(或同等價(jià)值的金錢)。
出土的秦簡(jiǎn)
沒(méi)有發(fā)現(xiàn)發(fā)現(xiàn)文書是假的都要受罰,可想而知,那么偽造文書或者檔案,必然會(huì)受到更為嚴(yán)厲的處罰,其處罰的力度,必然不只是罰沒(méi)財(cái)物那么簡(jiǎn)單。
- 連帶罰款。
官嗇夫貲二甲,令、丞貲一甲……其它冗吏、令史掾計(jì)者,及都倉(cāng)、庫(kù)、因、亭嗇夫坐其離官屬于鄉(xiāng)者,如令、丞。——《睡虎地秦簡(jiǎn)·法律答問(wèn)》
連坐法,是《秦律》中的一大“特色”,而管理文書檔案或者庫(kù)房的官員出了紕漏或者違反了相關(guān)規(guī)定,那么其他相關(guān)的官員被連坐,也是無(wú)可避免的。
不過(guò)根據(jù)官職大小,受罰的力度也不同,官職越大,責(zé)任也就越大,被處罰的力度也會(huì)大,比如上述引用中的“令史掾”其實(shí)就是令史的屬官,也就是說(shuō)管理文書檔案或者庫(kù)房的官嗇夫有了問(wèn)題,那么令史的屬官也要受罰,官大的罰沒(méi)兩套鎧甲(或同等金錢),官小的罰沒(méi)一套鎧甲(或同等金錢)。
- 撤職流放。
吏自佐、史以上負(fù)從馬、守書私卒,令市取錢焉,皆遷。——《睡虎地秦簡(jiǎn)·秦律雜抄》
管理文書檔案或者庫(kù)房的官員會(huì)出現(xiàn)大問(wèn)題嗎,當(dāng)然會(huì),萬(wàn)一出了大問(wèn)題,也并不是單單罰款那么簡(jiǎn)單了,情節(jié)嚴(yán)重的,還要被撤職流放。
睡虎地秦簡(jiǎn)墻
比如上述記載就是說(shuō)看守文書檔案或者庫(kù)房的官員,如果因?yàn)樽约郝殑?wù)的便利,以文書檔案或者庫(kù)房里的物品來(lái)謀取私利,而一旦被發(fā)現(xiàn),沒(méi)有討價(jià)還價(jià)的余地,直接就會(huì)被撤職流放,由此亦可見,秦代對(duì)于文書檔案和庫(kù)房的管理工作,是十分重視的。
管理文書檔案或者庫(kù)房的官員因失職或者違法了法律法規(guī)被撤職流放,勢(shì)必會(huì)造成崗位的空缺,那么秦代對(duì)于這個(gè)問(wèn)題又是怎么處理的呢?
《睡虎地秦簡(jiǎn)·效律》記載:實(shí)官佐、史被免、徒,官嗇夫必與去者效代者,意思是管理庫(kù)房的官員佐或者史如果被免職或者被流放,接任者必須要先與離職者進(jìn)行核驗(yàn),如果在交接的過(guò)程中,發(fā)現(xiàn)了庫(kù)房的財(cái)務(wù)或者文書檔案有不符的情況,那就要追究責(zé)任了。
古代秦簡(jiǎn)
此外,如果在交接工作之時(shí),繼任者沒(méi)能看出問(wèn)題,這還不要緊,因?yàn)槔^任者的任期不滿一年(通常說(shuō)法),發(fā)現(xiàn)了其中是有問(wèn)題的,那么還是前任的管理員承擔(dān)失職的責(zé)任,如果超出這個(gè)期限呢,那就不好意思了,不管繼任者在接替工作時(shí)有無(wú)核驗(yàn),出了問(wèn)題,那都是繼任者承擔(dān)責(zé)任。
結(jié)束語(yǔ):
綜上所述,秦代對(duì)于文書檔案和庫(kù)房的管理是十分重視,不僅設(shè)置有專職官員,還有嚴(yán)格管控制度的制度,并且一些管控制度,至今依然有借鑒意義。
不過(guò)話又說(shuō)回來(lái),秦王朝在歷史上雖然曇花一現(xiàn),二世而亡,但是它的制度卻是空前完善的,由文書檔案庫(kù)房的管理,我們也能看出,《秦律》在當(dāng)時(shí)是一部空前完善的法律,漢朝取代秦朝,但是卻沿襲了秦朝的制度。
這也說(shuō)明了秦王朝的衰亡并不是因?yàn)橹贫炔幌冗M(jìn),而是推行這些新制度時(shí)操之過(guò)急,在短時(shí)間內(nèi)激化了社會(huì)各方面的矛盾,再加上秦二世、趙高等人的胡作非為,秦朝二世而亡,其實(shí)亦在情理之中。
對(duì)此,您怎么看?
參考文獻(xiàn):《睡虎地秦簡(jiǎn)》、《秦律》、《商君書》、《尚書》、《周禮》等。
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