從項目管理角度談OA流程優化(OA流程優化)
企業流程管理的目的是提升企業管理和優化企業的業務流程,從而創造更多的效益。OA流程的改進,能大大提高工作的效率,而現在公司的OA流程自上線以來,很多流程已顯得異常的繁瑣,因此公司也急迫需要對流程進行優化,最終,將優化oa流程的工作劃到信息技術部負責。
但是考量OA流程優化,大部分做的不是太滿意,會陷入相互推諉,無法確定責任,最后不了了之的結局。
該項目從去年10月開始啟動,因有幸參與到OA流程優化的項目中,現將此項目的一些心得總結如下:
一、有的放矢
所謂項目,簡單地說,就是在既定的資源和要求的約束下,為實現某種目的而相互聯系的一次性工作任務。一般來說,項目具有如下的基本特征:
1、明確的目標目標是優化現有的OA流程。
2、獨特的性質這個項目是和其他項目完全不同,他是唯一的。
3、資源成本的約束性信息技術部和各部門都需有相應人員的參與。
4、暫時性項目都有起始結束的時間。
二、尚方寶劍
OA項目牽涉部門多,業務跨度大,需要協調各個部門的資源,單憑信息技術部是無法調動各個資源的,所以在項目之初獲取公司領導的支持,授權信息技術部負責OA的優化。
在獲取領導的支持后,就可以成立相應的OA優化小組。
三、各司其職
成立項目小組,項目成員分散于各個業務部門之中,從項目小組來看也是一個職能型組織,項目經理沒有絕對的權利,更多的時候是做為聯絡員、協調員,成員的直接管理者是職能層級。因此在這種情況下,需要確定項目各成員的職責,比如流程的修改者、部門流程修訂者、流程修改建議者等。
四、前車之鑒
OA優化以前就提出過,但是沒有推行下去,因此在項目之初和相關部門進行聯系,了解公司以前在OA優化做過的工作、進度、成果以及未能優化的原因等,從而避免在本次優化中重蹈覆轍。
同時了解相關公司在OA流程優化所做的工作、計劃、模板、經驗等,對比目前公司的狀態,能得到很多有益的經驗。
五、籌謀劃策
面對這樣一個項目,盲目的進行優化會導致各方的反對,最后的結果就是一個失敗的項目。所以,必須在項目之初必須確定項目的策略,衡量項目的風險度,從項目的角度來說,最開始度量風險,更改項目計劃、方法會把項目的風險度降到最低。
在項目管理中,最大的風險是項目變更,項目開始變更的成本是最小,到項目結束期的項目變更的成本是最大,因此在項目管理中,在項目開始階段,力求需求明確,識別風險并制定相應的風險策略。
針對與本項目的目的:1、減少審批環節、提高整體效率2、責權分工明確3、合規控制4、業務貼合
那么需要考慮的是如何讓業務部門理解,如何與業務部門交流,如何確定重點的優化流程,如何計劃本項目。因此首先是需要梳理流程,再而確定流程的歸屬,然后看流程的合規程度,這樣再和業務部門交流就更有針對性了。
六、謀定而動
確定具體的方針之后,就需要開始項目的具體執行了,首先確定手里的資源,人力、時間等等,然后就開始制定具體的WBS(工作分解結構了)。
在人力資源確定后,就確定具體工作時間了,在項目目標時間之前,保證項目質量的前提下,評估可能用時、工作難度、細化程度,這樣下去就有了具體的時間規劃表了,便于把握項目的總體控制。
從大的階段可以分為流程整理階段、流程分析階段、流程討論階段和實施階段,然后對四個階段的任務繼續細分。
七、換位思考
項目干系人又稱為項目相關利益者,是指積極參與項目、或其利益會受到項目執行或完成情況影響的個人或組織。
不同的干系人需要不同的溝通方式,這也是溝通計劃。
在此項目中,干系人大致分為幾類:1、領導2、業務人員3、合規
對于領導,比較關心那些需要審批,那些不要。
對于業務人員,他們更關心的是業務的流暢度。
對于合規則關心是否需要審批的問題。
當然在優化的過程中還有其他的干系人員,在本文中以上訴人員為例。
在it的工作中,常常會忽略業務部門的需求,因為更多地思考是從技術角度的,比如,我們更喜歡拿出一張excel,上面許多流程節點,這是我們原始的數據,我們在調整的時候很容易操作。但是同樣一份表格拿給業務人員看,他們可能就是一頭霧水了。所以作為項目人員需要把這樣的表格翻譯成業務人員懂得表格。
同樣,做為領導,他并不關心具體的流程走向,他更關心的是此流程是否在自己的業務管轄范圍之內,也就是他是否需要做審批。
那到了合規范疇,往往是需要關心流程是否合乎規范,是否有據可依的問題了。
項目不僅僅是項目人員的項目,項目也需要告訴領導的進度,那我們就需要告訴領導,本項目我們優化所達到的目的,在流程的節點上是否減少,領導審批環節是否減少,業務覆蓋度是不是更齊全了,現今的進度如何。
八、輕重緩急
初步整理了流程之后,對流程進行了分類,總體上為部門相關和通用流程。然后我們統計了使用頻度,對經常使用的流程進行排序,這樣,我們就大體得出OA流程使用頻率。
比如在流程中,我們發現用印流程的使用非常多,但實際在使用中,很多用印的審批是不需要那么多節點審批的,通過和業務人員交流,發現很多審批可以分類,這樣不同的業務走不同的權限,雖然在流程數量增加了,但是最后在整體的流程運轉中,冗余環節明顯減少。
九、保質保量
在得到流程的修改確認后,就進入流程的修改過程。因此在修改中對流程進行監控、測試,盡量進行平滑的遷移,從而增強其他部門的滿意度,同時也注意反饋,在流程修改過程中,如果發現有改進的地方即使和業務部門溝通。
在整個項目中,也碰到了很多問題,細節決定成敗,項目也是從粗到細的一個分解過程中,此次項目給以后的OA優化提供的寶貴的經驗,因此也記錄一下,作為項目的鞭策。
本文由轉自PM圈子網