企業流程管理的目的是提升企業管理和優化企業的業務流程，從而創造更多的效益。OA流程的改進，能大大提高工作的效率，而現在公司的OA流程自上線以來，很多流程已顯得異常的繁瑣，因此公司也急迫需要對流程進行優化，最終，將優化oa流程的工作劃到信息技術部負責。

但是考量OA流程優化，大部分做的不是太滿意，會陷入相互推諉，無法確定責任，最后不了了之的結局。

該項目從去年10月開始啟動，因有幸參與到OA流程優化的項目中，現將此項目的一些心得總結如下：

一、有的放矢

所謂項目，簡單地說，就是在既定的資源和要求的約束下，為實現某種目的而相互聯系的一次性工作任務。一般來說，項目具有如下的基本特征：

1、明確的目標目標是優化現有的OA流程。

2、獨特的性質這個項目是和其他項目完全不同，他是唯一的。

3、資源成本的約束性信息技術部和各部門都需有相應人員的參與。

4、暫時性項目都有起始結束的時間。

二、尚方寶劍

OA項目牽涉部門多，業務跨度大，需要協調各個部門的資源，單憑信息技術部是無法調動各個資源的，所以在項目之初獲取公司領導的支持，授權信息技術部負責OA的優化。

在獲取領導的支持后，就可以成立相應的OA優化小組。

三、各司其職

成立項目小組，項目成員分散于各個業務部門之中，從項目小組來看也是一個職能型組織，項目經理沒有絕對的權利，更多的時候是做為聯絡員、協調員，成員的直接管理者是職能層級。因此在這種情況下，需要確定項目各成員的職責，比如流程的修改者、部門流程修訂者、流程修改建議者等。

四、前車之鑒

OA優化以前就提出過，但是沒有推行下去，因此在項目之初和相關部門進行聯系，了解公司以前在OA優化做過的工作、進度、成果以及未能優化的原因等，從而避免在本次優化中重蹈覆轍。

同時了解相關公司在OA流程優化所做的工作、計劃、模板、經驗等，對比目前公司的狀態，能得到很多有益的經驗。

五、籌謀劃策

面對這樣一個項目，盲目的進行優化會導致各方的反對，最后的結果就是一個失敗的項目。所以，必須在項目之初必須確定項目的策略，衡量項目的風險度，從項目的角度來說，最開始度量風險，更改項目計劃、方法會把項目的風險度降到最低。

在項目管理中，最大的風險是項目變更，項目開始變更的成本是最小，到項目結束期的項目變更的成本是最大，因此在項目管理中，在項目開始階段，力求需求明確，識別風險并制定相應的風險策略。

針對與本項目的目的：1、減少審批環節、提高整體效率2、責權分工明確3、合規控制4、業務貼合

那么需要考慮的是如何讓業務部門理解，如何與業務部門交流，如何確定重點的優化流程，如何計劃本項目。因此首先是需要梳理流程，再而確定流程的歸屬，然后看流程的合規程度，這樣再和業務部門交流就更有針對性了。

六、謀定而動

確定具體的方針之后，就需要開始項目的具體執行了，首先確定手里的資源，人力、時間等等，然后就開始制定具體的WBS（工作分解結構了）。

在人力資源確定后，就確定具體工作時間了，在項目目標時間之前，保證項目質量的前提下，評估可能用時、工作難度、細化程度，這樣下去就有了具體的時間規劃表了，便于把握項目的總體控制。

從大的階段可以分為流程整理階段、流程分析階段、流程討論階段和實施階段，然后對四個階段的任務繼續細分。

七、換位思考

項目干系人又稱為項目相關利益者，是指積極參與項目、或其利益會受到項目執行或完成情況影響的個人或組織。

不同的干系人需要不同的溝通方式，這也是溝通計劃。

在此項目中，干系人大致分為幾類：1、領導2、業務人員3、合規

對于領導，比較關心那些需要審批，那些不要。

對于業務人員，他們更關心的是業務的流暢度。

對于合規則關心是否需要審批的問題。

當然在優化的過程中還有其他的干系人員，在本文中以上訴人員為例。

在it的工作中，常常會忽略業務部門的需求，因為更多地思考是從技術角度的，比如，我們更喜歡拿出一張excel,上面許多流程節點，這是我們原始的數據，我們在調整的時候很容易操作。但是同樣一份表格拿給業務人員看，他們可能就是一頭霧水了。所以作為項目人員需要把這樣的表格翻譯成業務人員懂得表格。

同樣，做為領導，他并不關心具體的流程走向，他更關心的是此流程是否在自己的業務管轄范圍之內，也就是他是否需要做審批。

那到了合規范疇，往往是需要關心流程是否合乎規范，是否有據可依的問題了。

項目不僅僅是項目人員的項目，項目也需要告訴領導的進度，那我們就需要告訴領導，本項目我們優化所達到的目的，在流程的節點上是否減少，領導審批環節是否減少，業務覆蓋度是不是更齊全了，現今的進度如何。

八、輕重緩急

初步整理了流程之后，對流程進行了分類，總體上為部門相關和通用流程。然后我們統計了使用頻度，對經常使用的流程進行排序，這樣，我們就大體得出OA流程使用頻率。

比如在流程中，我們發現用印流程的使用非常多，但實際在使用中，很多用印的審批是不需要那么多節點審批的，通過和業務人員交流，發現很多審批可以分類，這樣不同的業務走不同的權限，雖然在流程數量增加了，但是最后在整體的流程運轉中，冗余環節明顯減少。

九、保質保量

在得到流程的修改確認后，就進入流程的修改過程。因此在修改中對流程進行監控、測試，盡量進行平滑的遷移，從而增強其他部門的滿意度，同時也注意反饋，在流程修改過程中，如果發現有改進的地方即使和業務部門溝通。

在整個項目中，也碰到了很多問題，細節決定成敗，項目也是從粗到細的一個分解過程中，此次項目給以后的OA優化提供的寶貴的經驗，因此也記錄一下，作為項目的鞭策。

本文由轉自PM圈子網