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01 接站

02 報到、簽到與入場工作

03 做好會議服務工作

04 控制會議進程

05 引導會議決議形成

06 會議新聞報道

07 會議保衛、保密工作

行政部

接站

舉辦大型會議時，由于參會人員來自各個地方，可能對會議的地點與路程不熟悉，所以文秘人員要做好接站工作。

1．接站的工作要領

在規定的報到日期前，文秘人員應首先核實參會人員到達目的地所乘的交通工具與到達的準確時間和地點，準備好“會議接站安排表”安排相關人員進行接站。會議接站安排表格式如表3-11所示。需要領導接站的要提前提醒領導，并合理調配車輛，按時接站。

2．接站中問題的處理

對于提前報到的參會人員的食宿要進行妥善安排。無論參會人員有多少，文秘人員應合理調配接站人員，不可讓有人有被怠慢的感覺。如對方職務較高，而領導不能親自接站，文秘人員要代替領導接站，并向對方表示歉意。

報到、簽到與入場工作

1．報到

大型會議的報到一般提前一天，文秘人員應在駐地合理設立報到處，安排專人接待，并做好以下六項工作，如下。

查驗證件：查驗證件的目的是確認參會人員的資格。查驗的證件包括會議通知書、單位介紹信、身份證和其他有效證件

登記信息：即請參會人員在登記表上填寫個人信息

接收材料：即由文秘人員統一接收參會人員帶來的需要在會議上分發的材料，經審查后統一分發

分發文件：文秘人員將會議相關的資料提前分發給參會人員。保密文件和需要清退的文件需履行簽收手續

安排食宿：食宿要根據與會者的身份和要求，在現有條件下盡可能合理安排

報告情況：會議報到結束，文秘人員應向會議的負責人報告有關情況，包括應到人數、實到人數、缺席人數以及原因

2．簽到

參加會議人員在進入會場時一般要簽到，其目的是及時、準確地統計到會人數，為以后的考察提供歷史憑證。而且有些會議只有達到一定人數才能召開，否則會議通過的決議無效。因此應做好會議簽到工作，以保證會議各項工作的順利地進行。

會議簽到一般有以下五種方法，如下。

3．入場

為方便參會人員盡快就座和保持會場的秩序，一般會議都需要以適當的方式引導座次。無論是采取對號入座，還是隨便入座亦或是劃分區域入座，都可設立指示坐標或由文秘人員直接引導入座。

行政部

做好會議服務工作

會議期間，文秘人員應當做好各項會議服務工作，因為會議服務是保證會議順利進行并取得圓滿成功的重要環節，文秘人員的會議服務工作一般包括以下八個方面。

1．接待參會人員

文秘人員應該熱情地問候到場的參會人員，為其提供茶水等服務，并積極主動地與其交談。在等待參會人員時，文秘人員可介紹在場的各參會人員相互認識，融洽會議氣氛。

2．分發會議文件材料

會議中所需要的文件材料，文秘人員應及時、準確地分發到每位參會人員手中。分發會議文件和材料有會前發和會中發兩種形式。具體內容如下。

會前分發文件和材料

可以在參會人員進入會場時，由會議工作人員在會場入口處分發給每位參會人員，也可以在開會之前按要求在每位參會人員的座位上擺放一份文件材料

會中分發文件材料

可以把會議工作人員分派到各組，每人負責每組的文件材料的分發和收集

3．內外聯系、傳遞信息

會議過程并不是一個封閉的過程，同樣也需要與外界接觸，因而需要文秘人員進行內外聯系，傳遞信息。如有關部門的緊急情況要轉達參會人員，傳遞信件、電報、接電話等。但是文秘人員應該注意會議內容的保密。

4．協助做好會議記錄或錄音

在會議期間，文秘人員應針對各種情況，做好會議記錄或者錄音工作，主要為會議期間及時進行信息交流、會后研究以及調整謀略。

5．協助滿足重要參會人員的特別需要

會議期間，當重要參會人員提出特別需要時，文秘人員應盡力、及時地給予滿足，以保證會議的順利進行和促進會議決議的形成。

6．維持會場秩序

會議進行時如發生混亂，文秘人員要及時進行調停，特別是重要的，密級較高的會議，防止在混亂中發生意外情況。如協助保安制止與會議無關的人員進入會場，保證會議地點安全以及協助保安做好會議期間的值班工作等。

7．處理臨時交辦事項

會議進程中，可能發生一些意想不到的臨時變動，文秘人員應及時向領導請示，并對領導的指示采取應急措施，妥善處理。

8．其他服務工作

文秘人員應及時準備好會議期間所需的物品，準備好茶水，保證會場光線，保持會場清潔衛生，拍照或攝影留念等等。

行政會議

控制會議進程

在會議進行的過程中，存在著許多延遲或阻礙會議進展的因素。確定了會議的計劃，并不意味著會議就一定能按計劃如期進行。因此，文秘人員不僅要注意議程設計上的細節，而且要控制會議進程。為了保證會議順利地進行，文秘人員可按照以下操作步驟，控制會議的進程，具體如下。

1. 了解會議內容
2. 設計固定的議程模式
3. 提前和與會人員溝通
4. 明確會議議程
5. 采用合適的討論模式
6. 控制會議時間

1．了解會議內容

會議召開前，文秘人員須認真研讀與會議議題相關的文件材料，了解當次的主題和議程。

2．設計固定議程模式

（1）設計固定的議程模式，讓每個參會人員了解自己在會議中的角色。

（2）文秘人員需要對常規議事會議的內容和參加人員非常熟悉，并根據實際情況變化的需要而及時進行修改。

（3）文秘人員應盡量使與會人員把握會議的議題和明確各自的分工，并幫助會議嚴格按照議程進行。

3．提前和參會人員溝通

（1）將議程提前通知參會人員可使參會人員及早了解議程安排，并在會議進行時遵守議程。會議議程表應當條理清晰、形式一致，這樣才能使文秘人員更容易控制會議進程。

（2）掌握參會人員的構成情況及基本意見傾向。

4．明確會議進程

文秘人員向參會人員明確會議開始和結束的時間，并準時安排開會和散會。

5．采用合適的討論模式

（1）在參與組織討論時，文秘人員應建議規定討論與不討論的界限，要客觀公正，不要偏向一邊，給每位參會人員以平等的發言機會和權利。

（2）討論每個議程時，文秘人員要時刻引導參會人員著眼于解決實際問題，不要因會場上有矛盾而疏忽了開會的真正目的。

（3）可事先通過對座位、座次的安排來影響或避免矛盾沖突。

（4）當時機成熟時，文秘人員應建議適時終止討論或辯論。

（5）多議題會議的議題安排次序應科學合理，一般情況下，需要大家開動腦筋，集中獻計獻策的議題應建議放在會議前半部分進行。

6．控制會議時間

控制會議時間主要體現在以下四個方面，如下。

1. 堅持在預定的時間結束會議，不要拖延
2. 在開會時，文秘人員要有時間觀念，提高開會的效率
3. 每個議題都應該有時間限制，只要這些時間限制不被執行得太死板，就會被參會人員接受。文秘人員應控制會議的節奏，確保會議緊湊、松散相宜
4. 會議較長時，應建議安排短暫的休息并掌握好時機，不要安排在發言高潮或是某一問題的討論尚未結束時

7．制定突發性事件應對方案

即使有設計周密的議程，會議中仍然充滿了事先不能確定的因素。所以文秘人員應當對會議中有可能突然發生的情況提前做出準備，并在議程中也有所記錄。

（1）可以預見的情況

文秘人員應事先在議程中有所準備。即使是“可能”，也要制定相應措施，不至于到時候出現失控或混亂局面。

（2）不可預見的情況

針對不可預見的的突發事情，文秘人員不可能在每個會議之前都面面俱到地設計應對方案。但是，可以針對各種類型的突發事件有一個解決的大體范圍，或是解決步驟。文秘人員應根據會議的情況，先穩定會場局勢，再盡量使事情拖到會后解決，或是在會上最大限度地引導參會人員的注意力到別的問題上等。

引導會議決議形成

如果會議陷入無休止的討論，不但會令參會人員疲憊不堪，而且必然使得大家對會議十分不滿，從而阻礙會議決議的形成。文秘人員可以采用以下做法有效地引導會議決議的形成。

1．選擇高效的會議決策方式

文秘人員可以采用以下四種會議決策方式，來有效地引導會議決議的形成，如下。

權威式決策

方式說明：會議決議幾乎由會中最具有權威的人決定，其他參會人員對于決議的產生，貢獻是有限的

優點：權威式決策可迅速地達到使會議得出決議的目的

缺點：它的缺點是與會人員對得出會議決議的貢獻有限，因此往往會影響決議的質量

少數服從多數式決策

方式說明：即通過投票表決來形成決議，過半數的決議為通過

優點：應用起來很簡單，以參會人員意見為最終決議，可以提高與會人員的參與度

缺點：但是也可能形成“多數人的暴政”，并且致使討論進程緩慢

強勢少數式決策

方式說明：討論由少數人主導并通過來源可靠的資料來支持論點并說服他人支持

優點：經過周密計劃的方案可以較有效率地讓其他成員接受

缺點：會議議題未必能得到詳細的討論

無異議一致通過式決策

方式說明：此方法要求將所有的參會人員都同意的結論作為會議決議

優點：此種方法可以確保所有參會人員了解并同意所通過的決議

缺點：耗時且因其要求結論的全面性和一致性而有可能無法達成決議

2．選擇達成會議決議的方法

會議決議的達成是會議取得成功的標志，可以選用以下方法來促進會議決議的達成。

（1）頭腦風暴法

文秘人員采用頭腦風暴法達成會議決議的步驟如下，如下。

（2）名義小組法

文秘人員采用名義小組法達成會議決議的操作步驟如下。

1.羅列想法

將參會人員關于議題的想法全部窮盡

◎ 每次循環中，讓每位參會人員根據議題獨立地提出自己的想法，一次只能提出一個觀點，依次提出，直到每個參會人員都提出了自己的觀點

2.篩選觀點

◎ 當所有參會人員都提出了自己的觀點后，讓其再一次獨立思考，主要是對會議中提出的觀點進行思考

3.得出決議

◎ 將經過篩選后的觀點按優先次序進行排列

（3）德菲爾法

德菲爾法的主要特點是匿名性，也就是相關的參會人員不能相互直接溝通，甚至可能是從未謀面的人。文秘人員采用德菲爾法達成會議決議的操作步驟如下。

會議新聞報道

要想使會議達到理想的傳播效果，文秘人員應從報道內容和形式兩方面著手，致力于會議主題的挖掘和電視報道形式兩者的有機融合。

1．會議新聞報道操作步驟

會議新聞報道通常遵循以下操作步驟，如下。

1. 選擇會議的重點，深入挖掘會議主題
2. 根據報道內容，編入相應的資料畫面，豐富會議報道鏡頭
3. 運用會議新聞價值分析法對會議內容進行取舍
4. 對有明顯工作日程的重大會議，采用“系列報道”的形式
5. 綜合運用電視多種傳播符號和表現手法進行報道

2．會議新聞報道的注意事項

（1）選擇會議重點，挖掘會議主題。大型重要會議的內容往往較多，電視應突出會議的主要內容，進行縱深報道，選擇會議的一個方面或問題進行單獨報道，以使會議主題更鮮明和突出，更具有說服力。

（2）在會議報道中，應根據報道的內容，編入相應的資料畫面，豐富會議報道鏡頭，突出會議報道主題。

（3）要學會運用會議新聞價值分析法對會議內容進行取舍，解說詞中不要形成會議紀要、公報式的模式報道，而要突出新聞價值大并與受眾群體關系密切的實質性信息。

（4）對有明顯工作日程的重大會議，可以采用系列報道的形式，化大為小，化長為短。

（5）要善于選取與會議相關的會場之外的新聞，進行多側面報道。

（6）要注意把會場內外場面和氣氛相結合。由于場外畫面更能烘托氣氛，增強動態，增強親切感和完整性，所以有些可以延伸到場外的會議報道，不應局限在拍攝會議橫幅、主席臺、發言人及參加會議者等。

（7）要綜合運用電視多種傳播符號和表現手法，如下。

1. 盡量多用現場音響，來突出會議現場氣氛，使報道內容活潑生動
2. 多用運動鏡頭，形成生動活潑的畫面節奏，激發受眾群體收視的興奮點
3. 多用人物同期聲，以人際交談的方式介紹會議內容，起到分流解說詞的作用
4. 采用記者在會議現場有特色的背景前，面向觀眾作現場報道的形式，增強報道的口語化、交流感和親切感
5. 不僅要突出會議現場有信息價值的文字，而且要注意發揮字幕在報道中的作用

會議保衛、保密工作

1．會議保衛工作

為了保證會議的順利進行，盡快達成會議決議，文秘人員應協助保安做好會議的值班、保衛工作。

（1）會議值班工作。文秘人員要帶領保安堅守值班崗位，隨時應付各種突發事件，以保證會議順利進行。具體工作如下。

1. 要堅守崗位，人不離崗，內外聯系，傳遞信息，保證會議信息的暢通無阻
2. 控制無關人員出入會場，特別是保密性較強的會議更不能讓無關人員隨意進出
3. 做好會議期間各項活動與各種矛盾的協調工作
4. 編制會議設備維修、車隊調度和食宿等后勤服務人員的通訊錄，方便信息溝通

（2）會議保衛工作。會議保衛涉及到的具體工作有如下四點，如下。

1. 做好會場和駐地的保衛工作
2. 做好會議重要文件的保衛工作
3. 做好重要參會人員的人身安全保衛工作
4. 做好各種設備物品及私人貴重物品的保衛工作

2．會議保密工作

會議的保密工作貫穿于文秘人員會議工作的全過程，文秘人員的會中保密工作更顯得尤為重要。

（1）召開比較大型的或秘密性較強的會議，文秘部門要與保衛、保密部門取得聯系，共同采取會議保密措施，尤其是加強會中的保密工作。

（2）要對參會人員進行保密教育，宣布保密紀律，規定參會人員不得以任何形式對外散布會議秘密。

（3）會議期間，文秘人員對發放的文件、資料要統一登記，領取文件要辦手續，并指定專人負責管理文件。

（4）重要涉密會議期間，一般不準錄音，經批準錄音的，錄音資料要按會議文件的保密要求進行管理。

（5）重要會議要憑證件入場，嚴禁與會議無關人員進入。

（6）對會上發給的秘密文件，傳遞時要通過機要通信部門遞送，不要讓參會人員攜帶。

（7）會議期間，文秘人員要時常對會議駐地、房間、會議室進行保密檢查。

（8）在會議議決事項形成期間，文秘人員對需在一定范圍之內知悉的會議討論的情況也要保密，要做好會議討論情況的保密工作。

（9）會議期間，在進行會議宣傳報道時，文秘人員要認真審查把關，防止會議秘密事項通過宣傳渠道泄露出去。

#會議##行政文秘##行政部#

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